Uitvoerder van het kunsten- en cultureel-erfgoedbeleid van de Vlaamse Regering

Opvolgen werkingssubsidies cultureel erfgoed

De Vlaamse overheid houdt toezicht op de werkingssubsidies. Dat doet ze door controle van het jaarlijkse actieplan en de jaarverslagen en door een evaluatie van de werking en de uitvoering van de beheersovereenkomst.


Actieplan

Om de jaarlijkse subsidie te kunnen ontvangen, dien je een actieplan in bij Kunsten en Erfgoed. Voor het eerste jaar van de werkingssubsidie dien je een actieplan in, uiterlijk 1 maand na ondertekening van de beheersovereenkomst. Alle daaropvolgende jaren dien je dit actieplan in, uiterlijk 1 december van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarvoor de subsidie wordt toegekend. 

Het actieplan bevat ten minste:

  • een inhoudelijke planning, waarin de cultureel-erfgoedorganisatie beschrijft hoe de beheersovereenkomst tijdens het desbetreffende jaar uitgevoerd zal worden;
  • een begroting, waarin de cultureel-erfgoedorganisatie beschrijft welke personele, logistieke en financiële middelen ingezet zullen worden voor de uitvoering van de beheersovereenkomst.

De subsidie vergoedt niet altijd het totale bedrag van de onkosten. De organisatie die een werkingssubsidie ontvangt, levert zelf een eigen bijdrage en kan daarnaast ook een beroep doen op andere fondsen en sponsors. De verschillende financieringsbronnen zijn duidelijk af te lezen in de begroting.

 

Jaarverslag

Het jaarverslag dien je uiterlijk in op 1 april van het jaar dat volgt op het jaar waarvoor de werkingssubsidie werd toegekend.

Het jaarverslag bevat ten minste:

  • een inhoudelijk verslag waarin gerapporteerd wordt over de uitvoering van de beheersovereenkomst. Eventuele afwijkingen ten opzichte van het actieplan worden daarbij toegelicht
  • een financieel verslag.

Het financieel verslag bestaat uit:

  • de financiële jaarrekening met balans, resultatenrekening en toelichting van de rechtspersoon waarin de cultureel-erfgoedorganisatie is ondergebracht. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen van de Nationale Bank van België (volledig of verkort model voor verenigingen en stichtingen – te vinden op www.nbb.be)
  • let op: indien je gebruik maakt van het verkorte model voor verenigingen en stichtingen dan volstaat het niet om in de resultatenrekening enkel de brutomarge in te vullen (code 9900); alle 6- en 7-codes in de resultatenrekening van het verkorte model moeten ingevuld worden
  • een aparte afrekening voor de gesubsidieerde werking indien de organisatie nog andere structurele activiteiten uitvoert
  • een overzicht van de individuele bezoldigingen met vermelding van de functie van ieder persoon die in het kader van de werking bezoldigingen ontvangt, zowel voor medewerkers in dienstverband als voor zelfstandige medewerkers. De totale loonkost per werknemer wordt vermeld
  • het verslag van een erkend accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening
  • de balans en resultatenrekening van de ondersteunende organisatie(s), indien van toepassing
  • een lijst met beleidsrelevante gegevens, indien opgenomen in het model van jaarverslag.

Indien er gedurende het jaar mutaties gebeurden van volgende posten op de balans: fondsen van de vereniging (code 10), herwaarderingsmeerwaarden (code 12) en voorzieningen (code 16), dan moet er in het financiële verslag hiervoor expliciet een verantwoording gegeven worden. Ook voor uitzonderlijke gebeurtenissen die een impact hebben op de balans of resultatenrekening (bv. hoge overlopende rekeningen, hoge afschrijvingen, aanpassen van de waarderingsregels …), moet een verantwoording gegeven worden. 

De bedrijfsrevisor of erkend accountant moet in zijn verslag expliciet verklaren of hij hiermee akkoord gaat.

De afdeling kan op ieder ogenblik aan de begunstigde aanvullende informatie en documenten vragen.

De financiële jaarrekening die ingediend wordt bij de Vlaamse overheid ter verantwoording van de subsidie, moet in dezelfde vorm neergelegd worden bij de Nationale Bank. Indien er na het indienen bij de Vlaamse overheid nog wijzigingen worden aangebracht aan de balans of resultatenrekening, moet je hier de Vlaamse overheid van op de hoogte brengen.

De afdeling kan bepalen op welke wijze het actieplan en het jaarverslag moeten worden ingediend. Als Kunsten en Erfgoed een model verplicht, maakt het dit bekend uiterlijk drie maanden voor de uiterlijke indiendatum van het actieplan of jaarverslag. Dit communiceert Kunsten en Erfgoed via de website www.kunstenenerfgoed.be.

Een actieplan en een jaarverslag dien je in twee exemplaren in op het volgende adres:

Afdeling Cultureel Erfgoed
Mevrouw Marina Laureys
Afdelingshoofd Erfgoed
Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL

Bij deze documenten dien je het bijhorende formulier in. De afdeling Cultureel Erfgoed vraagt om de bladzijden recto verso te bedrukken. Een actieplan en een jaarverslag dien je ook steeds digitaal in. De digitale versie mail je naar: cultureelerfgoed@vlaanderen.be in MS-Word- of PDF-bestand.

 

Evaluatie

De evaluatie gebeurt op maximaal twee momenten in de beleidsperiode:

  • een tussentijdse evaluatie
  • een eindevaluatie.

De afdeling Cultureel Erfgoed heeft steeds het recht om ter plaatse de werking, de financiële afhandeling en de bewijsstukken in het bijzonder na te kijken.

De evaluatie gebeurt op basis van de beheersovereenkomst, de actieplannen, de jaarverslagen, en alle mogelijke informatie (pers, uitnodigingen, publicaties, bezoeken …) die de afdeling heeft. Deze informatie kan aangevuld worden met gesprekken en plaatsbezoeken. 

De afdeling stelt een evaluatieverslag op en bezorgt dit aan de gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisatie. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld aan de cultureel-erfgoedorganisatie uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld aan de cultureel-erfgoedorganisatie binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.